不要以為只有 Excel 才能有所謂的註解功能!我們在 Word 文件要針對某些文字字串進行內容註解時,可以利用Word 的「插入註解」功能,來加入註解的文字。同時,當游標移到有加上註解的文字字串上時,插入註解的文字字串也會以明顯的文字方塊來顯示出註解文字。
●以下我們就來示範為Word 文件中的文字字串資料加上註解功能。
步驟一: A. 將要加入註解的文字字串表示起來! B. 點選下拉式功能表〔插入〕。 C. 選取〔插入〕功能表中的〔註解〕功能項目。
步驟二: A. 在蹦出的〔註解編輯視窗〕中加入我們所要加註的說明文字(此時剛剛標示要加上的註解字串會有黃色的網底)。 B.如果你要對此註解進行錄音,可以按下圖示為〔錄音帶〕的〔插入聲音物件〕按鈕,可是你的電腦必須有多媒體裝置,如麥克風和音效卡等。 C.輸入完畢後,你可以將滑鼠游標移至具有黃色網底的字串上去,此時就會顯現加入註解的作者與註解內容文字。
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步驟三: A. 如果你還要為其他的文字字串加上註解,請在將要加上註解的文字字串標示起來。 B. 然後繼續在〔註解編輯視窗〕中加入我們所要加註的說明文字(此時剛剛標示要加上的註解字串會有黃色的網底)。 C. 所有加上註解的動作完成後,即可按下〔註解編輯視窗〕中〔關閉〕按鈕將〔註解編輯視窗〕關閉。
步驟四:最後,當你需要編輯或刪除註解時: A. 將滑鼠指標移至你要進行編輯或刪除的註解文字字串上按下滑鼠右鍵。 B. 在蹦出的〔快顯功能表〕中選擇〔編輯註解〕或〔刪除註解〕功能項目即可